レポートは、数字を並べる書類ではありません。次に何をするかを合意するための資料です。
読まれるレポートの構成と、時間をかけずに作る方法をまとめます。
この記事の内容
レポートの目的
クライアントがレポートで知りたいのは、実は数字ではありません。次の3つです。
- 払っているお金に見合う動きがあったか
- 今うまくいっているのか、いないのか
- 来月は何が変わるのか
数字を大量に載せても、この3つに答えていなければ「よく分からないけど数字は動いているらしい」で終わります。
4ページ構成
| ページ | 内容 |
|---|---|
| 1 | 今月やったこと（本数・施策） |
| 2 | 結果（前月比つきの数字3〜5個） |
| 3 | 分かったこと（伸びた投稿と、その理由） |
| 4 | 来月やること（3つまで） |
一番読まれるのは3ページ目です。「なぜそうなったか」を言えるかどうかが、担当者の価値そのものになります。
数字の見せ方
数字は、載せ方で伝わり方が変わります。
- 必ず前月と並べる——単体の数字では良し悪しが分かりません
- 3〜5個に絞る——多いほど、どれも印象に残りません
- 下がった数字も載せる——隠すと、後で信頼を失います
- 数字の意味を1行つける——「保存数＝あとで見返したいという反応」
下がった月ほど、原因の仮説と対策を書くことが重要です。数字が悪くても、理由が説明できていれば契約は続きます。逆に、良い月でも理由を説明できないと不安を持たれます。
作成を30分で終える
レポート作成に何時間もかけると、本来の運用の時間が減ります。短縮の方法は3つです。
1. 型を固定する
毎月同じ4ページ・同じ項目にします。フォーマットを毎回考えないだけで、大幅に短くなります。
2. 月中にメモしておく
月末にまとめて思い出そうとすると時間がかかります。伸びた投稿を見つけたその日に、理由を1行メモしておきます。
3. 数字は決まった場所から取る
毎回違う画面を探さないよう、取得先と手順を自分用にメモしておきます。
まとめ
レポートは、報告ではなく次の合意を取るための資料です。
4ページ・数字は3〜5個・前月比つき・来月やることは3つまで。型を固定して、月中にメモを溜める。この形なら、質を保ったまま30分で作れます。
